top of page

Les obligations réglementaires liées à la tenue de caisse sont un moyen de lutter contre la fraude à la TVA.

 

Lorsque le vendeur utilise un système ou logiciel de caisse pour l’enregistrement des transactions avec ses clients, l’Etat impose que ce système soit conforme à la réglementation[1] (certifié ou avec attestation éditeur). De plus, les instruments de mesure (type balances et autres) règlementés qui disposent d’une fonction de caisse doivent aussi être certifiés.

 

Est concerné tout professionnel assujetti à la TVA, qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse (hors régime de remboursement forfaitaire agricole). Un outil en ligne[2] est disponible pour savoir qui est obligé d’utiliser un logiciel de caisse.

 

 

Pour rappel :

  • L’utilisation du chèque, du virement postal ou bancaire est obligatoire pour les paiements dépassant la somme de 1 000 € effectués par des particuliers domiciliés en France ou par des professionnels pour les besoins de leur activité.

  • En 2026, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA aura l’obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques via une plateforme de partage agréée[3] type Chorus Pro (plateforme mise en place par le gouvernement).

  • Ainsi, la facturation électronique, comme on peut l’entendre aujourd’hui, sous la forme de factures « papier » scannées, de PDF ordinaires, de document généré par le logiciel comptable puis envoyé par mail, etc. ne sera plus conforme à la réglementation.​

Il faut vérifier que l’équipement ait une solution conforme (certification « NF525 ») qui doit répondre à 4 conditions :​​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​​​En cas de non-respect de l’obligation, le redevable est passible[4] :

 

​Pour pouvoir importer les écritures de votre logiciel de caisse en comptabilité, il sera nécessaire de nous transmettre un fichier au format ANSI.

Inaltérabilité : Toutes les données touchant à l’encaissement ne doivent pas être modifiables sans être tracées. Exemple : impossibilité de supprimer un ticket sans traçabilité.

Sécurisation : Les données doivent pouvoir être restituées à l’identique de leur enregistrement d’origine. Exemple : les enregistrements doivent être sécurisés contre toute modification ultérieure.

  • Conservation : Toutes les données d’encaissement (justificatifs, clôtures gérées selon des périodes journalières, mensuelles et annuelles ou par exercice) doivent être conservées pendant au moins 6 ans. Exemple : la solution doit permettre de fournir toutes les informations de votre activité sur une période de TVA ou un exercice comptable.

  • Archivage : Le système doit permettre d’archiver et d’extraire les données dans un format lisible par l’administration fiscale. Cette extraction doit être tracée. Exemple : la solution doit permettre de fournir un fichier au format .txt ou .csv à l’administration fiscale.

Il est possible d’utiliser un livre de caisse papier ou bien un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte, etc.).

 

Vous devez enregistrer chronologiquement les recettes jour après jour, sans blancs ni ratures, et indiquer les informations suivantes :

  • Montant et origine des recettes (identité du client)

  • Références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes)

  • Soldes d’ouverture et de fermeture de la journée

  • Date du jour de la transaction

  • Libellé de la transaction

  • Identité de l’acheteur

  • Montants HT et TTC

  • Taux de TVA et son montant

L’administration admet que les recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € soient comptabilisées globalement en fin de journée, à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant et que les justificatifs du détail de ces opérations (brouillard de caisse, notes d’honoraires...) soient conservés.

 

 

 

Combien de temps dois-je conserver mon livre de caisse ?

Vous devez conserver les informations du livre de caisse pendant

10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel les

informations appartiennent. Le même délai s'applique aux pièces

justificatives.

​​​​Dès 2026, les factures émises entre professionnels en France devront être électroniques[6], donc :

 

En conclusion, avant 2026 vous devrez donc avoir choisi une plateforme de dématérialisation (PDP), un logiciel de facturation, et éventuellement un logiciel de caisse.

 

Nous attirons votre attention sur le fait qu’utiliser un logiciel de caisse (40€ à 150€ HT/an) présente de réels intérêts :

  • Risque d’erreur plus faible

  • Risque réduit d’oubli de mention obligatoire sur la facture

  • Temps de traitement réduit

  • Suivi de l’activité via des calculs de ratio

  • Enregistrement automatisé des écritures comptables

bottom of page